Tema 1

Conceptos generales

Proyecto: Actividad planificada. Conjunto de actividades relacionadas y coordinadas para alcanzar unos objetivos dentro de unos límites de presupuesto, calidad y tiempo.

PMBOK (Project Management Body Of Knowledge): Proyecto es esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único con una elaboración gradual.

Características de los proyectos

Tareas no rutinarias.
Se precisa una planificación.
Requiere objetivos específicos o un producto especificado a crear.
Tiene una duración predeterminada.
El trabajo se realiza por varias personas que pueden tener distintas especializaciones.
Trabajo dividido en fases.
Con restricciones sobre los recursos a usar.
En general, un proyecto es largo o complejo.

Etapas del desarrollo de un proyecto

Estudio de viabilidad: Cuánto supone hacerlo.
Planificación: Cómo se va a hacer.
Ejecución del proyecto: Llevarlo a cabo.

Etapas del ciclo de vida de un proyecto

Fase de iniciación: Idea.
Fase de definición: ¿Qué?
Fase de diseño: ¿Cómo?
Fase de desarrollo: ¿Cómo se implementará?
Fase de implementación.
Fase de seguimiento: Mantenimiento.

Contenidos de un estudio de factibilidad

Introducción: Qué es el documento.
Descripción de la situación actual.
Descripción del problema.
Desarrollo propuesto:
- Aspectos de negocios y financieros.
- Aspectos técnicos.
- Aspectos organizativos.
Costes estimados:
- Costes de desarrollos.
- Costes operativos (de explotación).
Beneficios previstos.
Recomendación

Características de los proyectos de software

La mayor parte de las técnicas utilizadas en gestión de proyectos son aplicables a proyectos de software, pero tienen algunas características específicas:

Invisibilidad: En otras ingenierías, el progreso es visible. En informática es más complicado.
Complejidad: Suele ser más complicado por unidad de coste que otros proyectos.
Conformidad: Otros proyectos se asientan sobre leyes físicas y constantes. Los proyectos de software deben satisfacer los requisitos de los clientes, que no son constantes.
Flexibilidad: La facilidad de cambio del software es una de sus fortalezas, pero en general se considera que el software debe adaptarse a los componentes de los que forma parte y no a la inversa.

Qué es gestión de proyectos

Aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de los proyectos con el fin de conseguir o superar las necesidades y expectativas de un proyecto. Implica equilibrio entre alcance, tiempo, coste y calidad; usuarios con necesidades y expectativas diferentes; y requisitos identificados y no identificados.

Objetivos de la gestión

Calidad
Productividad
Reducción del riesgo

Las funciones del gestor de un proyecto son planificar, organizar, gestionar personal, dirigir, controlar... Debe tratar con ideas, cosas materiales y personas.

La figura del gestor de proyectos

Es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. La gestión de un proyecto incluye:

Identificar los requisitos.
Establecer objetivos claros y posibles.
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes.
Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

A menudo se habla de una "triple restricción", equilibrio entre alcance, tiempo y costes del proyecto, que afecta a la calidad.

Un proyecto grande se puede descomponer en subproyectos con sus respectivos gestores.

Las funciones de un gestor de proyectos son:

Planificar: decidir qué se va a hacer.
Organizar: realizar los preparativos adecuados.
Gestionar el personal: seleccionar la gente adecuada para cada trabajo.
Dirigir: Dar las instrucciones adecuadas.
Monitorizar: Comprobar el progreso.
Controlar: Tomar las acciones para corregir los atrasos.
Innovar: Abordando nuevas soluciones.
Representar: Tratar con usuarios, etc.

Modelos de organización:

Organización funcional: Un ejecutivo jefe del que dependen administradores funcionales que coordinan grupos de staff que realizan una función.
Organización por proyectos: los administradores de proyectos que dependen del ejecutivo jefe coordinan a grupos de staff divididos por proyectos. Favorece la fidelidad de los miembros al proyecto y la autoridad del gestor de proyecto. Por contra, los miembros del proyecto dejan de serlo cuando éste termina, y se pueden producir ineficiencias en el uso de los recursos.
Organización matricial fuerte: Del jefe ejecutivo dependen managers de funcionalidad y un manager de project managers. El proyecto se compone de un project manager y los staff necesarios de cada función.

En grandes organizaciones puede existir una unidad organizativa centralizada que supervisa la gestión de todos los proyectos de la organización. Esta unidad aporta la visión y objetivos de la organización a cada proyecto, y optimiza los recursos compartidos.

Los problemas más comunes en planificación y gestión de proyectos son:

Estimaciones y planes no adecuados
Carencia de estándares y medidas de calidad
Carencia de orientación sobre la toma de decisiones organizativas
Definición de roles
Criterios de éxito incorrectos
Ignorancia de la dirección en IT
Falta de conocimiento en el área de aplicación
Falta de documentación actualizada
Tareas anteriores al proyecto con retraso (p. ej. entrega del equipamiento)
Falta de comunicación y coordinación
Falta de compromiso
Demasiados cambios en requisitos
Entorno de software cambiante
Presión por los plazos de entrega
Gestión remota
Falta de entrenamiento

Un proceso define quién hace qué, cuando y cómo para alcanzar cierto objetivo.

Las áreas y procesos implicados en la gestión de proyectos de acuerdo con el PMBOK:

Gestión de integración
Gestión del alcance
Gestión del tiempo
Gestión del coste
Gestión de la calidad
Gestión de recursos humanos
Gestión de comunicaciones
Gestión de riesgos
Gestión de aprovisionamiento

El objetivo de la gestión de proyectos es finalizar un proyecto en el tiempo estipulado, con el presupuesto definido, con la funcionalidad requerida, para satisfacción del cliente y sin agotar a los miembros del equipo. Además hay que proporcionar visibilidad sobre el progreso del proyecto.

Procesos

Los proyectos están compuestos de procesos. Un proceso es un conjunto de acciones que se realizan para obtener un resultado.

Procesos relacionados con la gestión del proyecto: relacionados con la descripción y la organización del trabajo del proyecto.
Procesos orientados al producto: relacionados con la especificación y creación del producto resultante del proyecto.

Los procesos de ambos tipos se solapan e interaccionan a lo largo del desarrollo del proyecto.

Los cinco grupos de procesos son:

Grupo de procesos de iniciación: Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo.
Grupo de procesos de planificación: Define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance del proyecto.
Grupo de procesos de ejecución: Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión para el proyecto.
Grupo de procesos de seguimiento y control: Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necedsrio para cumplir con los objetivos del proyecto.
Grupo de procesos de cierre: Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.